Wat is PIM (product informatie management) en wat doet een PIM-systeem?

PIM staat voor productinformatiemanagement, vaak ook geschreven als product informatie management. De betekenis van een PIM-systeem in één zin: een PIM-systeem is software die al je productdata op één centrale plek verzamelt en beheert, zodat je die overal waar je verkoopt (webshop, marktplaats, winkel) consistent en actueel kunt gebruiken.

Productdata staat vaak verspreid over meerdere systemen: je ERP, de bestanden van leveranciers, losse Excel-lijsten en de webshop zelf. Nergens staat alles bij elkaar, dus houd je dezelfde informatie op meerdere plekken met de hand bij. Verandert de omschrijving van een product, dan pas je die overal apart aan. Vergeet je één plek, dan staat er in je webshop iets anders dan op een marktplaats. Ook duurt het langer voordat een aanpassing overal online staat. Met een PIM-systeem voer je zo'n wijziging één keer door, op één plek, en werken je kanalen met dezelfde versie.

Wat doet een PIM-systeem precies?

Welke functionaliteiten een PIM-systeem heeft, verschilt per leverancier. Deze basisfuncties hebben de meeste systemen, van het binnenhalen van data tot het publiceren:

Alle productdata op één centrale plek, als bron voor elk kanaal.
Data inlezen uit leveranciersbestanden (Excel, CSV) en uit je ERP, ook als elke leverancier een ander formaat aanlevert.
Een vaste structuur per productsoort. Een schoen heeft andere velden dan een boormachine, en varianten zoals kleur en maat nemen de gedeelde gegevens over van het hoofdproduct.
Productinformatie aanvullen met eigen teksten, specificaties en afbeeldingen.
Een categorieboom beheren en producten daarin indelen, zodat ze in de webshop op de juiste plek staan.
Laten zien welke gegevens ontbreken of niet kloppen, vaak met een score per product: klaar voor de webshop of nog niet.
Publiceren naar je webshop, marktplaatsen en andere kanalen, per kanaal in het formaat dat dat kanaal vraagt.

Veel systemen hebben daarnaast goedkeuringsstappen, rechten per rol en een beeldbank.

Wat je met het PIM-systeem van OmniStock kunt

In het PIM-systeem van OmniStock zitten drie functies voor wie data van meerdere leveranciers samenvoegt, veel nieuwe producten indeelt of promoties draait met veel artikelen tegelijk:

Herkomst per attribuut zichtbaar

Een attribuut is elk los gegeven van een product, zoals de omschrijving of het gewicht. Leveren twee leveranciers dezelfde omschrijving aan, dan bepalen vaste regels welke wint, en je ziet precies welke bron dat was. Zo kun je data van leveranciers en uit je ERP combineren met een externe databron zoals een GS1-datapool.

Categoriseren op regels

Je legt één keer vast welke kenmerken bij een categorie horen, ook met combinaties van EN- en OF-voorwaarden, zoals "merk X én productsoort Y". Nieuwe producten komen dan vanzelf in de juiste categorie. Er komt geen AI aan te pas: het systeem volgt de regels die jij instelt.

Geplande acties

Promotieteksten, actieprijzen en badges gaan automatisch aan en uit, ook als er in een actieperiode duizenden artikelen tegelijk moeten wisselen.

Waarom en wanneer heb je een PIM-systeem nodig?

Een PIM-systeem levert minder fouten, overal dezelfde productinformatie en minder handwerk op. Hoe meer productdata je hebt, hoe meer je dat merkt. Het loont vooral als:

je veel SKU's of varianten hebt en het overzicht kwijtraakt;
je merk actief is in meerdere landen;
je via meerdere kanalen verkoopt en overal dezelfde, correcte productinformatie wilt tonen;
je meerdere webshops hebt, bijvoorbeeld in Magento, en je productdata over die webshops verspreid staat.

Wat is het verschil met een ERP of CMS?

Een ERP beheert je bedrijfsprocessen, zoals voorraad, financiën en inkoop. Een CMS beheert de content van je website. Geen van beide is gebouwd om productdata uit meerdere bronnen samen te voegen en per kanaal aan te passen. Een PIM-systeem is daar wel voor gemaakt. Het werkt naast je ERP: het PIM-systeem van OmniStock brengt data uit je ERP, van leveranciers en bijvoorbeeld uit een GS1-datapool samen, en levert die via koppelingen en feeds aan je webshop en andere kanalen.

Hoe lang duurt de invoering, en wat levert het op?

De invoering duurt als indicatie 8 tot 16 weken. Hoe lang het bij jou duurt, hangt vooral af van je koppelingen: hoe complex ze zijn en hoeveel het er zijn. Je krijgt begeleiding bij de migratie vanuit Excel of een bestaand PIM. Wat het oplevert: het PIM-systeem van OmniStock is alleen al terugverdiend met een besparing van 0,5 tot 1,5 FTE.

Zo ziet het er in de praktijk uit

Bij Expert werden tijdens het Kortingsfestival duizenden promotieacties automatisch gepland in plaats van handmatig. Bij Gezonderwinkelen gaven PIM, margetool en BI samen grip op de marges, waardoor verliesgevende producten geschrapt konden worden.