Inhoudsopgave

1. Start met een interne analyse

2. Functionele en strategische eisen

3. Een longlist opstellen en vergelijken

4. Demo’s op basis van eigen data

5. Denk voorbij de software

6. Maak een onderbouwde businesscase

7. Conclusie

De keuze voor een Product Information Management-systeem (PIM) lijkt op het eerste gezicht eenvoudig: kies een pakket dat je productdata centraliseert en klaar is kees. In werkelijkheid ligt het genuanceerder. De impact van een PIM reikt namelijk veel verder dan alleen het beheren van data. Het raakt processen, mensen, governance en je IT-architectuur.

Lees ook: Wat is PIM?"

In deze blog neem ik je mee in hoe je een weloverwogen keuze maakt, gebaseerd op interne behoeften, technische vereisten en realistische scenario’s.

1. Begin met je interne analyse: wat wil je écht oplossen?

Een PIM kiezen zonder eerst scherp te hebben wat je probleem is, is vragen om een mismatch. Neem daarom de tijd om intern te analyseren:

• Waar zitten de knelpunten in je huidige datastromen?

• Wie voert welke handelingen uit, en met welke tools?

• Wat is de impact van slechte of versnipperde productinformatie?

Betrek stakeholders uit marketing, e-commerce, productbeheer en IT. Breng in kaart welke informatie waar vandaan komt, hoe die nu verrijkt wordt en waar het misgaat. Vaak blijkt dat de tooling minder het probleem is dan de processen en verantwoordelijkheden.

2. Breng functionele én strategische vereisten in kaart

Veel organisaties beginnen met een lijst van gewenste functionaliteiten. Dat is nuttig, maar onvoldoende. Denk daarom breder:

• Functioneel: Kun je varianten aanmaken, digitale assets koppelen, multichannel exports inrichten? Hoe flexibel is het datamodel?

• Strategisch: Ondersteunt het systeem internationale groei? Hoe schaalbaar is het? Wat is de vendor lock-in? Zijn er voldoende API’s om integratie met ERP, DAM en e-commerce te faciliteren?

Kijk ook naar aspecten als workflowbeheer, goedkeuringsprocessen, rechtenstructuren en lifecycle management.

3. Maak een longlist en vergelijk met structuur

De PIM-markt is breed en soms lastig te doorgronden. In plaats van je te verliezen in generieke vergelijkingssites, kun je beter gebruik maken van bronnen die dichter bij jouw realiteit staan:

• Praat met implementatiepartners die ervaring hebben met meerdere systemen in jouw branche of complexiteit.

• Raadpleeg brancheorganisaties en communities, zoals ShoppingTomorrow, GS1 of sectorgebonden netwerken, voor inzichten en praktijkervaring.

• Zoek gericht via Google op use cases, bijvoorbeeld “PIM voor multichannel retail” of “PIM met geavanceerde governance”.

• Bekijk content van leveranciers en specialisten die transparant hun visie delen, zoals blogs, whitepapers en praktijkcases.

Een handige en toegankelijke startplek is ook pimvendors.com. Het biedt een gestructureerd overzicht van wat er op de markt speelt, inclusief partijen die buiten de bekende analyst-filters vallen.

Gebruik bij voorkeur een scorecard of selectiematrix om PIM-systemen op een gestructureerde manier te vergelijken. Beoordeel tools niet alleen op functionaliteit, maar ook op:

• Ondersteuningsmodel

• Roadmap en ontwikkelsnelheid

• Kwaliteit van documentatie

• Beschikbaarheid van partners

• Kostenstructuur (licentie, implementatie, onderhoud)

4. Ga van shortlist naar demo’s op basis van je eigen data

Een goede demo zegt meer dan duizend slides, maar alleen als die aansluit op jouw werkelijkheid. Laat leveranciers daarom niet hun standaarddemo draaien met fictieve producten en gelikte scenario’s.

Vraag ze om een demo op basis van jouw datastructuur, jouw processen en een concreet use case uit jouw organisatie. Laat zien hoe jouw productdata wordt opgebouwd, verrijkt, beheerd en gepubliceerd, en laat hen aantonen hoe hun systeem dat faciliteert.

Zaken om op te letten:

• Hoeveel moet er gecustomized worden om je scenario te ondersteunen?

• Hoe gebruiksvriendelijk is het voor niet-technische gebruikers?

• Is het datamodel flexibel genoeg of juist te rigide?

• Kun je het systeem zelf beheren of is alles afhankelijk van externe consultants?

Leg ook je IT-architectuur ernaast. Past het binnen je cloudstrategie, je integratiebeleid en je beveiligingsnormen?

5. Denk voorbij de software: governance, adoptie en ownership

Een PIM faalt zelden door techniek. Het faalt meestal op mensen en governance. Vraag jezelf af:

• Wie wordt binnen je organisatie eigenaar van het systeem?

• Hoe zorg je voor structurele datakwaliteit?

• Welke afdelingen zijn betrokken bij dataverrijking en publicatie?

• Hoe ziet het supportmodel eruit na livegang?

Betrek change management al in een vroeg stadium. Een PIM verandert vaak werkprocessen, en dus rollen en verantwoordelijkheden.

6. Maak een onderbouwde businesscase

Zorg dat je de investering kunt verantwoorden. Niet alleen op basis van kosten, maar vooral op basis van de winst:

• Minder foutieve data leidt tot minder retouren en minder druk op klantservice

• Snellere time-to-market betekent eerder omzet genereren

• Efficiëntere processen verlagen de werkdruk en maken groei schaalbaar

Denk in termen van TCO: licentie, implementatie, integraties, beheer, training en doorontwikkeling.

7. Conclusie: De beste PIM bestaat niet. De best passende wél

Er is geen universeel "beste" PIM. Wat voor de ene organisatie perfect werkt, kan voor de andere een blok aan het been zijn. Begin daarom bij jezelf: analyseer je processen, stel doelen en kies een systeem dat past bij je strategie. Niet alleen bij je huidige probleem.

Neem de tijd voor goede research. Een PIM-systeem selecteren is geen simpele toolkeuze, maar een strategische beslissing met langetermijneffect.